Kyomoonkim

Văn phòng mở hiện đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng để bố trí không gian làm việc cho nhân viên. Vậy thiết kế văn phòng mở có những đặc điểm như thế nào và bố trí ra sao? Cùng theo dõi ngay trong bài viết dưới đây để biết thêm chi tiết.

1. Văn phòng mở là gì?

Văn phòng không gian mở được hiểu là nơi làm việc chung của tất cả các phòng ban, bộ phận trong công ty. Trong không gian này sẽ không có các bức tường ngăn cách hay những phòng riêng biệt. Mọi người sẽ cùng làm việc với nhau dưới một văn phòng chung, thuận tiện để trao đổi công việc cũng như những việc khác.

Thế giới kiến trúc sư, tiêu biểu là Frank Lloyd cho rằng các loại hình văn phòng riêng, văn phòng đóng khá cực đoan và bó buộc. Mô hình văn phòng hiện đại với không gian mở linh hoạt sẽ giúp cho nhân viên không phải chịu đựng giới hạn chật hẹp như các căn phòng kín.

2. Đặc điểm của không gian văn phòng mở

2.1 Hạn chế các vách ngăn

Các vách ngăn, tường, cửa ra vào,… sẽ được hạn chế tối đa, đem lại cho văn phòng công ty không gian rộng rãi, thoáng đãng, lối đi cũng được mở rộng thuận lợi hơn. Đây là một trong các đặc điểm chính của thiết kế văn phòng không gian mở.

2.2 Giảm số lượng phòng làm việc riêng

Với mô hình không gian văn phòng mở thì số lượng các phòng làm việc riêng khá ít. Chủ yếu phục vụ cho những bộ phận mang tính chuyên nghiệp, tập trung, bảo mật cao. Có thể kể đến như các phòng kế toán, nhân sự, chăm sóc khách hàng, phòng họp,…

2.3 Sử dụng vách ngăn trong suốt

Đặc điểm thứ 3 cho thiết kế văn phòng không gian mở là sử dụng vách ngăn trong suốt.

Các phòng ban, bộ phận vẫn nên được phân chia bằng việc sử dụng các vách ngăn trong suốt, vách ngăn lửng, panel,… Điều này sẽ đảm bảo nhân viên làm việc hiệu quả hơn trong môi trường văn phòng hiện đại không gian chung rộng lớn.

2.4 Nhân viên dễ dàng nhìn thấy nhau

Do làm việc trong môi trường văn phòng mở nên các nhân viên có thể dễ dàng nhìn thấy đồng nghiệp của mình. Thuận tiện trao đổi việc cũng như nắm bắt được tình hình làm việc của nhau. Đây là một trong những cách tối ưu thiết kế văn phòng mở hiệu quả.

2.5 Tối ưu không gian

Văn phòng mở hầu như sẽ không có nhiều không gian riêng tư. Các nhân viên tại đây đều cùng nhau làm việc và trao đổi dưới không gian chung rộng lớn.

3. Ưu điểm và nhược điểm của văn phòng mở

Ưu điểm của thiết kế văn phòng mở

Đối với doanh nghiệp:

- Thiết kế văn phòng mở giúp tối thiểu hóa chi phí và thời gian xây dựng: Do không xây dựng nhiều phòng ban riêng, tận dụng không gian lớn để làm khu vực văn phòng.

- Tối thiểu hóa chi phí mua sắm nội thất và thiết bị văn phòng: Thiết bị văn phòng có thể được dùng chung tại không gian lớn nên giảm bớt chi phí mua sắm cho các phòng ban riêng biệt.

- Không gian văn phòng mở giúp tối thiểu hóa chi phí vệ sinh, bảo trì thiết bị: Ít thiết bị máy móc nên chi phí này cũng được tiết kiệm đi.

- Tái cấu trúc dễ dàng: Doanh nghiệp có thể điều chỉnh vị trí, khu vực làm việc, tái cấu trúc văn phòng tùy theo mục đích. Điều này đảm bảo cho nhân viên luôn có được không gian làm việc phù hợp khi có sự thay đổi nhân sự hoặc vấn đề khác.

- Thuận lợi trong việc giám sát và quản lý: Không gian văn phòng mở cho phép các cấp lãnh đạo theo dõi được tiến độ công việc cũng như thái độ làm việc của nhân viên cấp dưới.

- Văn phòng không gian mở cũng giúp tối ưu điều kiện ánh sáng và không khí tự nhiên: Nhân viên được làm việc dưới ánh sáng tự nhiên và không khí lưu thông đầy đủ, tạo cảm giác thoải mái và dễ chịu.

Đối với nhân viên:

- Văn phòng không gian mở giúp tương tác thuận tiện: Nhân viên làm việc chung trong cùng một không gian sẽ dễ dàng trao đổi thông tin hơn. Khi có phối hợp giữa các phòng ban, tiến độ công việc cũng được đẩy nhanh hơn.

- Linh động trong công việc: Tiết kiệm thời gian di chuyển của nhân viên khi cần làm việc trực tiếp với cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp.

- Không gian văn phòng mở giúp thúc đẩy sáng tạo và phát triển công việc: Môi trường làm việc mở gia tăng hiệu quả công việc của nhân viên.

- Sức khỏe được cải thiện tốt hơn: Giảm thiểu sự ngột ngạt trong phòng kín giúp nhân viên làm việc hiệu quả, cải thiện tình trạng sức khỏe

Nhược điểm của thiết kế văn phòng mở

Đối với doanh nghiệp:

Vấn đề đạo đức, pháp lý: Thiết kế văn phòng mở không có nhiều không gian riêng tư nên các thông tin mật dễ bị rò rỉ và tiết lộ ra bên ngoài. Vấn đề đạo đức này rất cần được cảnh giác.

Đối với nhân viên:

- Dễ mắc bệnh truyền nhiễm: Môi trường làm việc chung dễ tạo điều kiện cho vi khuẩn lây lan, nhất là các bệnh về đường hô hấp.

- Dễ bị mất tập trung: Do làm việc chung với các phòng ban khác nên không thể tránh khỏi những tiếng ồn như tiếng nói, gọi điện thoại,… Những tiếng ồn này sẽ làm cho các nhân viên, đặc biệt là ở những bộ phận cần sự yên tĩnh trong làm việc sẽ mất tập trung, giảm hiệu quả làm việc.

- Văn phòng không gian mở sẽ không có sự riêng tư: Làm việc trong tình trạng bị giám sát, theo dõi liên tục sẽ khiến nhân viên cảm thấy áp lực hơn. Bên cạnh đó, màn hình máy tính của bạn cũng sẽ luôn được người khác nhìn thấy bất cứ lúc nào.

4. Mục đích của thiết kế văn phòng không gian mở

Mục đích của việc thiết kế văn phòng mở chủ yếu nhằm:

- Không gian văn phòng làm việc mở tạo điều kiện giao tiếp cho nhân viên: Nhân viên dễ dàng tương tác với nhau, nắm bắt thông tin nhanh hơn, nâng cao mối quan hệ đồng nghiệp. Khi muốn trao đổi công việc trực tiếp với các phòng ban khác cũng không phải tốn nhiều thời gian di chuyển.

-Thúc đẩy tiến độ công việc, tiết kiệm chi phí: Không gian mở với điều kiện ánh sáng và không khí hoàn hảo tạo cảm hứng làm việc cho nhân viên. Sự phối hợp đội nhóm cũng từ đó mà trở nên hiệu quả, sáng tạo, nảy sinh nhiều ý tưởng giải quyết vấn đề. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn tiết kiệm chi phí xây dựng phòng ban, mua sắm thiết bị nội thất.

- Không gian văn phòng mở giúp hạn chế tình trạng làm việc riêng trong giờ làm: Quản lý có thể thuận tiện theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên. Nhân viên cũng ý thức tôn trọng kỷ luật của công ty hơn.

5. Một số mẫu thiết kế văn phòng không gian mở đẹp nhất